Las herramientas de administración de proyectos y flujos de trabajo te permiten: organizar a los equipos de colaboración, aumentar la productividad y controlar el progreso de cada profesional o grupo responsable por las tareas de cada proyecto.
Existen varias alternativas basadas en recursos dinámicos que facilitan la aplicación de metodologías de administración de proyectos ágiles, como scrum y kanban.
A continuación puedes conocer seis servicios para administrar tus proyectos, desde los que ofrecen funciones más simples, como Trello, hasta el más completo, como Jira.
Todas ellas tienen una modalidad freemium – gratuitas en un formato más limitado – y están disponibles en la web y aplicaciones para teléfonos Android y iPhone (iOS).
1 Trello
Esta plataforma de administración de proyectos y organización de equipos ofrece planes gratuitos y programas de suscripción para aquellos que necesitan una mayor funcionalidad e integración. Siguiendo la filosofía “kanban“, la plataforma organiza equipos a través de mesas de trabajo que permiten la creación de fichas con tareas para los responsables a cargo de realizar funciones especificas.
Trello permite la integración con Slack, recursos para automatizar rutinas con bots y mejora de productividad en el uso de power-ups. Además, ofrece la posibilidad de enviar notificaciones directas por correo electrónico y trabajar con sincronización en tiempo real independientemente del dispositivo.
Algunas características de Trello, son:
- Agregar archivos adjuntos, como imágenes, a cualquier tarjeta en cualquier tablero.
- Personalizar las etapas de tu flujo de trabajo para reflejar tu proceso real.
- Movimiento simple de arrastrar y soltar de tarjetas a través de etapas de flujo de trabajo.
Puedes usarla en modo freemium o en modo suscripciones a partir de US$ 5 por mes.
2 ClickUp
ClickUp es una herramienta de administración de proyectos para equipos más grandes que necesitan una plataforma más completa y desarrollada. Uno de los grandes diferenciales de este servicio, es una oferta mayor de visualizaciones, como: listas, marcos, calendario y línea de tiempo. La función permite realizar un seguimiento de múltiples proyectos de manera eficiente.
Además esta plataforma ofrece un seguimiento fácil e intuitivo de cada sprint (fases de desarrollo de un proyecto en la metodología scrum).
Algunas características de ClickUp, son:
- Organización de proyectos según la prioridad y asignar tareas a grupos.
- Establecer objetivos para recordar a los equipos lo que pretenden lograr.
- Sincronización bidireccional de Google Calendar,
- Filtros de búsqueda, ordenación y personalización para administrar tareas específicas.
- Flujo de actividad con capacidad de menciones.
ClickUp tiene un plan gratuito con funciones básicas y opciones con más recursos a partir de US$ 9 por mes por cada miembro del equipo con acceso a la herramienta.
3 Monday
A diferencia de otros servicios listados en este post, Monday no adopta la metodología “kanban” típico. Sin embargo, ofrece características y visualizaciones similares. Autodefinido como un sistema operativo en la nube, la herramienta permite a los equipos crear aplicaciones dirigidas a sus flujos de trabajo para ganar eficiencia al realizar cada tarea.
Monday es ampliamente utilizado en proyectos de gran escala y, como Asana, también ofrece plantillas y perfiles para sectores como TI, ventas, marketing, RH, etc.
Algunas características de Monday, incluyen:
- Espacios de trabajo
- Paneles
- Formularios
- Calendario
- Cronograma
- Vista de Kanban
- Notificaciones
- Carga de trabajo
- Vista de mapa
- Permisos de invitados
- Seguimiento de tiempo
- Intercambio de archivos
El servicio tiene un plan gratuito muy restringido -sólo enlaces entre dos usuarios-. Y una opción más completa que cuesta desde US$ 8 mensuales que ofrece integración con Jira y Slack, además de otras herramientas de productividad.
4 Asana
A diferencia de Trello, donde todo está organizado en tableros, tarjetas y listas de tareas, Asana ofrece una mayor versatilidad a través de vistas de transmisión alternativas que son importantes para equipos donde la rutina de Trello podría no ser la mejor.
Asana es capaz de mostrar proyectos en forma de tablas, horarios, listas o calendarios. Además, proporciona plantillas listas para que los grupos de trabajo puedan aplicarlas rápidamente a sus procesos.
Algunas características de Asana, incluyen:
- Crear plantillas para automatizar tareas cotidianas.
- Colaborar y compartir información con todo el equipo, de forma privada y segura.
- La opción de establecer controles de seguridad y designar administradores.
- Campos de proyectos personalizados.
- Compartir documentos y filtrar tareas.
La plataforma de gestión de proyectos en línea está disponible tanto en su versión gratuita y más simple. O bien, en planes de suscripción , que empiezan desde los US$ 10,99 por mes.
5 Jira
Jira tiene más recursos para seguir los flujos de trabajo típicos de empresas de desarrollo de software, pero también se puede adaptar a otros sectores. Esta plataforma guarda similitudes con Trello porque ambos son productos de Atlassian. Lo que permite una mayor integración y facilita la migración de proyectos entre estás plataformas.
Desde un punto de vista práctico, una de las grandes diferencias entre Jira y Trello es que la primera ofrece visualización de informes de rendimiento, así como información útil y en tiempo real sobre el rendimiento de un equipo.
Algunas características de Jira, incluyen:
- Flujos de trabajo personalizables
- Presupuesto y registro de trabajo
- Reporte de progreso
- Panel de Scrum
- Panel Kanban
- Permisos a nivel de proyecto
- Proyectos pendientes
- Notificaciones de Correo Electrónico
Al igual que Trello, Jira es un “kanban” con planes gratuitos, y de suscripción desde US$ 7 al mes.
6 Wrike
Wrike es otra opción que se ajusta a la clasificación de herramientas “kanban”, pero el software va un paso más allá. En su versión gratuita, el servicio cuenta con organización de proyectos por tableros y tarjetas, pero también ofrece algunos modos adicionales de visualización e interacción.
Wrike admite diagramas de Gantt, esenciales para monitorear la evolución de las tareas que dependen unas de otras.
Otras características que incluye Wrike, son:
- Medidas de seguridad para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a la información.
- Flujo de actividad para administrar pequeñas tareas y visualización las actividades en orden cronológico.
- Correo electrónico y sincronización de calendario.
- Funciones de edición y aprobación incorporadas.
Wrike tiene una aplicación para teléfonos móviles y se puede utilizar tanto de forma gratuita como por suscripción, a partir de US$ 9,80.
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